現場では重要書類を不適切に処分していませんか？

先日、ある業種で続けていた不適切な行為が利用者から指摘され、新聞報道されました。
歴史のある企業や古い業態の業種だと、昔ながらの仕事の進め方から変わっていなかったり「なあなあ」の関係が続いていたりするものです。そして、社会の目は厳しくなっているのに「業界の常識」が世間の常識と疑わずに不適切な行為を続けてしまいます。やがて悪い評判が立ち、お客さまや取引先は離れ、あげくに内部告発などで通報されることにもなります。

仕事柄、契約書や秘密保持契約書（Non-disclosure agreement：NDA）などを多く締結します。最近は個人情報の取り扱いを始めとして、情報の取り扱いには社会全体に非常に慎重です。個人情報漏洩が世間を騒がせる事案も多く、ハードメーカーやセキュリティ関連業界が盛んにセミナーやメディアで不安を煽り営業攻勢をかけていることも有り、コンピュータシステムのセキュリティについては関心が高まっています。しかし、紙になった情報については意外と意識の外にある様な企業も多く見受けられます。
情報の取り扱いについても同様に、「要らなくなった書類は破いてゴミ箱に捨てればいい」程度にしか考えていない所もまだまだ多いようです。

「機密情報を廃棄」のプレッシャー

 
大企業であっても会議の資料は必ず出席者の人数分プリントアウトをし、配布しているところは普通にあるでしょう。中には非常に重要な情報や機密性の高い情報も含まれているかもしれません。しかし、配布された資料のその後の取り扱いについてどれくらい関心をもっているでしょうか。

NDAを結んだクライアント様との間では、重要な情報や機密情報も開示され、資料として預かることも少なくありません。クライアント様の決算書や財務データ、事業計画や商品プランなどの他にも、従業員に対して行ったアンケート（当社限で会社や上司に対する不満、不安や要望などを尋ねたものなど）や給与データなど、中にはクライアント様へも渡すことができない情報もあります。通常、契約書やNDAには「委託業務終了後、又は相手方より返還若しくは廃棄の請求がある場合には、速やかに機密情報を返還若しくは廃棄するものとし、その後一切の機密情報を保持しないものとする」旨の文言が入っています。

実は、これは結構なプレッシャーのある条項です。
一切を返却して欲しいと言われれば話は簡単なのですが、ほとんどは何もありません。しかし、契約書を交わしている以上は、最低でも機密情報が漏洩するような要因を残すべきではありません。クライアント様から預かった情報をどう処分したら良いか。 シュレッダーで細かく粉砕する手もありますが、置いていない企業や拠点もありますし、あっても結構な労力を要します。来年からはマイナンバーの扱いも始まります。

機密文書リサイクルサービスを利用

 

そこで、当社ではヤマトの「機密文書リサイクルサービス」を利用しています。段ボール1箱分の書類の処理費用が1847円。

 専用の段ボール箱に入れられるだけ入れて、隙間には古い名刺なんかも入れてしまいます。今は名刺も個人情報として扱われ、新規取引を始める際の個人情報の取り扱い状況確認で、名刺の保管法の項目まであります。捨てるに捨てられないまま保管している名刺などもあるのではないでしょうか。この際ですから、そんな名刺も一緒に処分です。新しい名刺も最近はクラウドで管理するので、すぐに処分しても問題ない時代です。持っていることの方がリスクになる時代、持たなくて良い物は早めに処分するのが吉です。

 段ボールが一杯になったら集荷のお願いをします。蓋を閉じて密封シールを貼り割り印のスタンプを押したらあとは集荷を待つだけです。後日溶解完了証明書も発行されます。

 そういえば、リクルートでは大量に紙ゴミが発生し、重要書類も単なるメモも訳わかんないような状態でした。総務が一計を案じ、ある日より紙ゴミ回収ボックスが設置され、まとめて溶解処理してトイレットペーパーにリサイクルされるようになりました。もう20年以上前からこういうことをやっていたのですね。そんな大規模な企業サイクルでなくても、段ボール1箱から依頼できる良い時代になりました。

別にヤマトさんから依頼されているわけでもなんでもありませんが、重要書類の処分に悩んでいる企業さんでは検討に値するサービスだと思います。

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公共事業のコンペ、受託事業に参加して

北野エースでも販売中の、福岡サンパレスのカレー4種

少し前に、株式会社福岡サンパレスの中川社長様が尋ねてこられました。
 
株式会社福岡サンパレスは、それまで福岡サンパレスを運営していた財団法人福岡勤労者福祉センターを解散し、その後を引き継いで運営するために2004年に設立された会社です。親会社は、明太子のふくやグループ。運営の委託先を決定するための公募に応募、コンペの1位となり受託企業となりました。当社はこのコンペに参加するふくや様の事業プラン作成のお手伝いをさせていただいたことが始まりで、経営が軌道に乗るまではと私が社長を2年ほど勤めさせていただきました。福岡サンパレスの土地建物の所有は福岡市で、言うなれば市が大家さんです。そして、(株)福岡サンパレスは、ホールとホテルの運営だけでなく、隣の国際会議場の1階レストラン「ラ･コンテ」の運営も引き継いでいます。中川社長は、「ラ･コンテ」の大家さんである国際会議場との運営受託契約について、当時の交渉・契約の当事者であった私の所に背景や経緯などの確認に来られたのでした。

この国際会議場との契約の内容に関しては、コンペに勝利して運営を引き継いだ後に初めて明らかになったことも多くあり、驚きや困惑の連続でした。

●事前に開示されていない情報は多い

今振り返ると、当時の私は民間のコンペは多く経験しているもののこのような「官」が実施するコンペへの応募経験は限られていました。実際のコンペ・プロポーザルでは、募集に関する内容説明書の他に、仕様書や要求水準書、様式集、その他必要に応じた資料が開示されます。これらを詳細に読み込み、どのような提案が求められているのか、開示されていない情報の中に提案内容に重大な影響を及ぼす物は無いかなどを検討しなければなりません。中途半端な思い込みで取りかかると、募集主旨から離れ要求水準を全く満たさない提案になりかねません。めでたくコンペに勝っても、運営開始後に「聞いてないよ～」とか「そんなことを今頃言われても」ということにもなるのです。

福岡サンパレスの案件では提案企業はふくやグループさんで、当社は提案書の作成をお手伝いするところから始まったので、獲得後の運営の詳細にまでは 私の神経が行き届いていませんでした。その最たるものは事業所税です。ある日突然高額な事業所税の納付書が送付されてきました。財団の運営では免除されていた事業所税（事前に開示された財務諸表には当然記載無し）が、民間の運営になることで課税されることになると知ったのは、この納付書が送られてきて市役所に問い合わせてからのことです。
そういえば、福岡ドームでも、事業所税のことで揉めたと中内正社長からもうかがっていました。1000㎡を超える床面積の規模での事業に関わる事はなかなかないので、すっかり記憶の彼方でした。また「ラ・コンテ」の運営受託条件のことでも、「聞いてないよ～」があり‥‥

このようなことを回避するためには、設定されている質問・意見受付期間を有効に使わなければなりません。そのためには、提案書提出までのスケジュール建てが非常に重要になります。質問受付期間があっても、何も質問できないままにその期間が過ぎてしまうと、これはどうなんだ？こんな提案して良いのか？これにかかるコストは何処が持つの？など答えの出ない疑問を抱えた（あるいは何も疑問も持たない）まま提案書を作成し、プレゼンをすることになってしまいます。質問期間終了までにある程度の提案の骨子を組み立てて、疑問を解消しておくことが非常に重要になるのです。


先の大分県立美術館の開館準備プロモーションに関するコンペを始め、この数年「官」のコンペ・プロポーザルに自ら参加したりプロジェクト・コンソーシアムの一員にと声をかけていただくことが多くなり、毎回新しい経験をさせていただいています。おかげさまで経験値も上がってきています。先頃は、東京都のコンペ案件でも受託することができました。

何か皆様のお役に立てることがあるのではないでしょうか？

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東京オリンピックのエンブレム問題を機に、著作件と商標について考える

東京オリンピックのエンブレムの騒動を発端に、著作権や意匠権について注目が集まっています。

著作権は、思想や感情を創作的に表現する音楽や著述、絵画や映像、あるいは建築物やコンピュータプログラムなど、創作物の知的財産を保護する国際的な権利です。著作権には大別すると財産権と著作者人格権とがあり、普通著作権と言われるのは財産権のことです。創作・著作物に財産的価値を認め、保護しています。著作権の侵害と訴えられる前提として、著作物が存在する必要があります。
著作物が音楽の場合は、CDの販売やダウンロード、カラオケの再生、コンサートや放送で演奏・再生される度に、楽曲と歌詞の使用に対して使用料が支払われます。小説などの書籍では増刷する度に印税として著作権使用料が支払われます。これらは、著作権のなかでも複製権といわれる物です。
著作権の侵害の多くは、商業的な収益源となり得る著作物について、得られるべき収益に影響を与える行為だとして訴えられるケースです。

この財産権としての著作権は譲り渡すことができます。小室哲哉氏が、氏の持つ楽曲の音楽著作権を手放したのは話題になりましたし、一般的な広告コピーライティングなどは、原稿納品時に買い取り（著作権の譲渡）が普通です。
一方、著作者人格権は、財産権として手放しても作者の意志・オリジナルを保護する考え方で、著作権を買い取ったからと言っても作者の意志に反した扱いはできないというものです。同一性保持権や公表権などがこれにあたります。問題になるのは、著作物の舞台化・映像化の際や替え歌で原作者の人格権を侵害したとしてトラブルとなり、使用差し止めや制作中止を訴えられたりするケースです。

意匠権は、工業製品のデザインや商品・パッケージのデザインなど、著作権同様オリジナルを保護しようとするものです。一目見てその商品と認識できるような形や色彩の組み合わせなどです。Appleがサムスン社を相手取って、スマートフォンのデザインがiPhoneの意匠権を侵害してると訴訟を起こして激しく争ったのは記憶に新しいところですし、かつてはビールの缶のデザインで類似誤認を招くと使用差し止めの訴えもありました。つい最近では、韓国ロッテが日本のグリコ「バトンドール」の製品パッケージに良く似た商品を販売してグリコから販売差し止めの訴えを起こされています。グリコは捻った特徴のあるパッケージ形態を韓国でも意匠登録済みだということです。

商標・意匠登録は必須

今回東京オリンピックのエンブレムで問題になったのは、ベルギーのリエージュ劇場のロゴマークに似ているということが発端でした。エンブレムやロゴは、広く流通する著作物や工業製品と違って、ローカルな商店のロゴや商品のパッケージなど、どこに存在しているかが解りづらいという問題があります。そこで、オリジナルの権利を主張するために商標や意匠登録をし、権利を確定させます。
著作権の所有者であることを明確にし、主張するのがⓒ。法的に商標登録を済ませていることを主張するのがレジスターマークの®です。
今回の東京オリンピックのエンブレムでも、JOCでは日本だけでなく世界中の登録商標について事前チェックは済ませていると言っています。そして、既に新しいエンブレムの登録出願は済ませているでしょう。

そもそも、東京オリンピックのエンブレムに対して模倣されたと訴えているデザイナーですが、本来なら結構無理があります。世界的に知られているマークというわけでもなく、似ているからすぐに侵害したと言うことにはなりづらいからです。模倣ではなくオリジナルの創作物で偶然似ることもなくはありません。模倣や盗作であることを証明あるいはその根拠を示す必要があります。しかし、そもそも商標・意匠登録しておけば類似のデザインに対して法的に争うことができます。大事なロゴなどは登録しておくことで、似たようなデザインに対して使用差し止めなどの訴えができます。それもやっていませんでした。
今回の騒動では、著作権侵害という訴えではありません。デザインを模倣されたと主張するもので使用の差し止めを要求しています。 自分のデザインを模倣して東京オリンピックのエンブレムを作ったのだから、そのデザインによって得られる利益の一部は自分のものだという訴えになるのでしょうか。

いずれにしても、苦労して世に出す商品やブランドを、先に商標登録している企業や個人から使用差し止めの訴えを起こされて、名前を変えたりデザインを見直すようなことは避けなければなりません。事前の調査と登録はしっかりやっておくことをオススメします。
商標・意匠登録の調査は、特許庁の特許情報プラットフォームで簡易検索ができます。

「ブライトウェイ」を検索した結果

私は弁護士や弁理士の専門資格を持つ訳ではないので、上記記載内容に間違いがあったらお知らせください。修正いたします。また、商標や意匠登録についての詳細や権利訴訟については、専門家にお尋ねください。

仕事上の情報は家族や友人であっても話させてはいけない－人の口には戸を立てられない

「りそな銀行　中目黒支店」で
Twitter検索した結果

先月の事になりますが、りそな銀行が「お詫びとご報告」をホームページ上に掲載しました。
「6月8日（月）、特定のお客さまが中目黒支店にご来店された情報が、Twitter上に漏洩していたことが判明いたしました」と。

報道によれば、人気アイドルグループのひとりが、りそな銀行中目黒支店に来店したことを、そこに派遣されていた派遣スタッフが家族に話し、その家族がTwitterに書き込んだということです。その後、もう一人の大物芸能人の名前もあがり、芸能界全体でも大きな騒ぎとなっているようです。口座を解約する芸能人も出ていると、一部のメディアでは報じています。

サービス業に従事していると、しばしば人気タレントやスポーツ選手、政治家などの有名人にサービスしたり接する機会があるものです。旅客機や新幹線、有名レストランなどでは、お客としてたまたま遭遇することも少なくありません。そして、遭遇した人はその有名人の名前を挙げて（時には写真と共に）、SNSに書き込むことも少なくありません。特定の有名人の目撃情報をTwitter上で追っていくと、どのような行動をとっているか、今どの辺りにいるのかさえもわかってしまいます。映画「ST」では、Twitterの目撃情報を検索して、捜査に活用する場面もありました。
噂話が好きな人や言いたがりな人は多いものです。
昔で言えば「人の口に戸は立てられない」というところでしょうか。

お客さまの情報を口外しないのは信用を得る絶対条件

先週発表された直木賞・芥川賞。ピースの又吉さんが芥川賞を受賞したことで話題になっていますが、この両賞の選考・発表の場となっているのは築地の料亭「新喜楽」であることは有名です。どうして「新喜楽」なのかは、その信用によるところ。ここでの話しは一切外に漏れないと言われています。政治家がよく利用する料亭などでは、ここでどんな話しがされたというのはもちろん、誰が来た（同席した）ということも大事な情報であり、知られてはならない情報であることも多いのです。

レストランやバーなどの飲食施設、ホテルや料亭などプライベートな空間を提供するサービスでは、有名人や知人のご利用情報（来店の有無や日時、オーダー内容など）は、重要な個人情報です。しかし、プロ意識の薄い腰掛けアルバイトや派遣スタッフだと「ネタ」としてブログやSNSに軽い気持ちで書いてしまいがちです。テレビや雑誌で、○○○さんが常連だとか来店して食べたとかやっているからかもしれません。しかし、本当に常連で（お店もお客さまもお互いに）大切に思っている関係であれば、メディアにそのような登場はしないはずです。何も考えず一時的に話題・注目を集めることを優先てメディアに登場したがために、大事なお客さまと信用を無くしているかもしれません。

経営者やベテランのスタッフは十分認識していても、新しいスタッフを迎えるときには、お客さまの情報を外に漏らさないことを徹底しなければなりません。その際には、家族や恋人であっても同様だということを強く念押しする必要があります。書面で確認することも必要でしょう。
冒頭のりそな銀行の例でも、派遣スタッフもTwitterに書き込んだその家族もまさかこんなことになるとは思ってもいなかったでしょう。それ以上にりそな銀行は、顧客からの信頼を大きく毀損してしまいましたが、その責任はりそな銀行にあると言わざるを得ません。

法律で守秘義務を課せられている職業も少なくありません。法律や医療に関わる職業はもちろん、いわゆるコンサルタントも守秘義務を負います。業務上知り得た情報のみならず、コンサルタント契約を結んでいることすら開示できないことがほとんどです。企業の機密情報に接するBtoB企業も、取引先企業を開示できることはあまりありません。逆にいえば、WEBサイトの取引先に有名企業がこれ見よがしに並んでいる時には、ちょっと疑って見た方が良いかもしれません。

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ストレスチェック制度のスタートを知っていますか？

原発のストレステストと勘違いしそうですが、ちょっと違います。全ての企業にこれから義務づけられる従業員の健康管理です。昨年労働安全衛生法の一部が改正され、2015年12月から、ストレスチェックと面接指導の実施等を義務づけられました。
厚生労働省のサイトでは、

今回新たに導入されるストレスチェック制度は、定期的に労働者のストレスの状況について検査を行い、本人にその結果を通知して自らのストレスの状況について気付きを促し、個人のメンタルヘルス不調のリスクを低減 させるとともに、検査結果を集団ごとに集計・分析し、職場におけるストレス要因を評価し、職場環境の改善につなげることで、ストレスの要因そのものも低減させるものであり、さらにその中で、メンタルヘルス不調のリスクの高い者を早期に発見し、 医師による面接指導につなげることで、労働者のメンタルヘルス不調を未然に防止する取組です。（平成27年12月1日施行）

 　　　　　　　　「制度の概要　改正労働安全衛生法に基づく、ストレスチェック制度とは？」

となっています（↑これで1文、どうしてもっと解りやすく書かないんでしょう？）。

メンタル版健康診断

一言で解りやすく言うと、メンタルの健康診断とでもいえばいいのでしょうか。
年に1度のストレスチェック（診断）をし、従業員個人へフィードバックします。健康診断と同様の個人情報ですので、会社が個々人の情報を収集することはできません。組織研修やモチベーション研修とは違います。
診断の結果、医師の指導や相談が必要だとなった場合は、産業医や企業が提携した医師に相談、面接指導が義務づけられます。50名以上の従業員を抱える事業所では実施しなければなりません（50名未満の事業所では、当面の間は努力義務）。

罰則規定はありませんが、法律で定められた義務となりますので、いずれは対応しなければならなくなります。

ストレスチェックは、厚労省で用意した簡易調査票「職業性ストレス簡易調査票(57項目)」もありますが、これをベースにノウハウを持った企業が診断事業を既にスタートさせています。
だいたい診断料は、ストレスチェック 1名1000円～ 集団分析（部署別傾向分析）50,000円～
程度です。

ご興味ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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